¿Qué es la factura y el Documento Equivalente?

written by B2B TAX & LEGAL
11 · 18 · 20

Uno de los temas que más nos preocupa en la actualidad, y al cual por estos días se le presta mucha atención, es la facturación electrónica, definida por la DIAN como “la evolución de la factura tradicional. Para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios”. Para realizar este proceso, el cual es fundamental para la operación de cualquier empresa, se puede realizar a través de un proveedor debidamente habilitado por la DIAN, o hacerlo por el portal de la entidad, cumpliendo con otros requisitos como contar con el Certificado de Firma Digital.

¿Quiénes están obligados a facturar?

  • Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
  • Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
  • Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:

 

  • Con más de un establecimiento de comercio.
  • Explotación de intangibles.
  • Usuarios aduaneros.
  • Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
  • Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST

Sumado a esto, la DIAN emitió un calendario para la implementación de dicho proceso, fechas que se definen de acuerdo a la actividad económica del obligado a facturar electrónicamente.

La facturación es un proceso primordial para cualquier empresa o persona natural, comerciante, obligado a facturar o responsable del Impuesto a las Ventas, (IVA). Este documento es necesario para el cobro, ya sea de la prestación del un servicio o suministro de algún producto.

Sin embargo, también existen dentro del comercio y la economía, en su gran mayoría, personas naturales que suministran productos o prestan servicios, y no están obligados a generar factura de venta, pues para que a estos se les reconozca el pago, deben emitir una cuenta de cobro. En la actualidad se ha estipulado que se debe emitir por parte de quien es beneficiario de la adquisición del producto o el servicio, un documento equivalente, aunque debemos tener en cuenta que este documento ya existía, lo que sucede es que va a tener un rango de numeración autorizado por la DIAN.

Por lo tanto, es necesario que como administradores y empresarios comencemos desde ya a gestionar y adelantar este proceso y que no lo dejemos como un pendiente al cual nos dedicaremos después.

¿Qué es el documento equivalente? Es un documento soporte que se usa para acreditar la compra de un bien o servicio.

¿Qué beneficios tiene? Permite documentar las operaciones cuando se realizan con proveedores de bienes o servicios no obligados a emitir factura o documento equivalente.

 ¿Cuáles son los requisitos? Según lo indicado en la Resolución 00042 de 2020, los requisitos son:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria, (NIT), del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número deI Identificación Tributaria, NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria, NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto DIAN ponga a disposición las citadas especificaciones, a través del servicio informático electrónico.
  6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación.

En conclusión, queda claro que si estamos obligados a facturar debemos implementar la facturación electrónica, pues este proceso está muy adelantado y muchos ya lo están haciendo; pero también debemos tener claro que, si tenemos proveedores de bienes y/o servicios que no están obligados a facturar, como compradores, debemos emitir documento equivalente o de soporte, el cual debe tener un numeración habilitada por la DIAN. Para ello, la DIAN ya realizó el ajuste en el Sistema Informático Electrónico de Numeración para solicitar los rangos de numeración para el documento soporte (documento equivalente), cuando nuestro proveedor no está obligado a emitir factura o documento equivalente.

En el Comunicado No. 55 del 21 de julio de 2020, se informa que se hará exigible el requisito del numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42, a partir del 15 de agosto de 2.020 “5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico “.

Por lo anterior, a la fecha ya deberíamos estar emitiendo dicho documento, ya que este es soporte de las operaciones que realizamos con proveedores NO obligados a facturar.

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